الطريقة الصحيحة لحفظ ملفات PDF في الأرشفة الإلكترونية


Adobe PDF

تنسيق ملفات PDF والتي ترمز إلى Portable Document Format أي تنسيق المستندات القابلة للنقل، هو تنسيق شائع نستخدمه في حفظ مستنداتنا الإلكترونية، لأن مستندات PDF تحافظ على هيئتها الأصلية عند نقلها من كمبيوتر لآخر، مهما كان نظام التشغيل أو التطبيق المستخدم، وهذا أهم ما يميزها.

ولكن، هل كل ملفات PDF لها نفس المعايير؟

بشكل عام نعم، لأن كل ملفات PDF تتبع معايير قياسية واحدة تضعها المنظمة الدولية للمعايير (ISO).
وبشكل خاص كلا، لأن بعض ملفات PDF يمكن أن تتبع معايير قياسية فرعية لأغراض متخصصة.

على سبيل المثال:

– لدينا PDF/X وتعني PDF for Exchange وهي مجموعة فرعية من معايير PDF القياسية خاصة بتبادل الرسومات وطباعتها.
– ولدينا أيضا PDF/E وتعني  PDF for Engineering وهي مجموعة فرعية من معايير PDF القياسية خاصة بإنتاج المستندات المستخدمة في مجالات الجغرافيا، والبناء، والتصنيع.
– وأخيرا وليس آخرا، لدينا أيضا PDF/A وتعني PDF for Archive وهي مجموعة فرعية من معايير PDF القياسية خاصة في الحفظ الرقمي للوثائق الإلكترونية. وهو ما سأكتب لكم عنه في شكل مفصل.

مستندات PDF/A

المستندات التي يتم حفظها بالمعايير القياسية الفرعية PDF/A هي مخصصة لتخزين الأرشيف الإلكتروني لمدة طويلة الأمد، لأنها معايير تضمن لنا أن نفتح أو نطبع هذه المستندات في المستقبل البعيد كما هي بحالتها الأصلية.

PDF/A

كيف تختلف مستندات PDF/A عن غيرها؟

كل ملف PDF/A هو ملف PDF، ولكن ليس كل ملف PDF هو ملف PDF/A. ذلك لأن ملف PDF/A يختلف بعض الشيء عن ملفات PDF العادية. ومن أوجه الاختلافات هي:
– تنسيق ملفات PDF/A يحتفظ بداخله بكافة الخطوط (Fonts) المستخدمة بإنشائه، لذلك فهو لا يعتمد على وجود هذه الخطوط بجهاز المستخدم.
– تنسيق ملفات PDF/A يحتفظ بداخله بكافة البيانات الوصفية (Metadata) المستخدمة بإنشائه، ليظهر الملف تماما كما كان حين إنشائه.
– تنسيق ملفات PDF/A يمنع تشفير الملف بكلمة مرور، لأنه لا يمكن الاعتماد على تذكر كلمة المرور بعد مرور 20 عاما -مثلا- على إنشاء الملف.
– تنسيق ملفات PDF/A يمنع تضمين ملفات الفيديو والملفات الصوتية وملفات الفلاش، كذلك يمنع تضمين شفرات الجافا سكريبت، لأنه لا يمكن ضمان تشغيل هذه الإضافات في المستقبل.
وهكذا ستكون ملفات PDF/A هي ملفات مستقلة تماما (100% Self-Contained File).

 لاتعتمد كليا على التقنيات الحالية فبعضها قد تتغير وبعضها الآخر قد تنقرض.
لاتعتمد كليا على التقنيات الحالية فبعضها قد تتغير وبعضها الآخر قد تنقرض.

استخدام مستندات PDF/A مع المسح الضوئي أو التصوير الضوئي

ومن المهم معرفته، أنه في حال استخدام الماسح الضوئي أو التصوير الضوئي في أرشفة الوثائق بمعايير PDF/A، فأنه من الضروري عدم تحويل هذه المستندات إلى مستندات قابلة للبحث (Searchable Text) عن طريق تقنيات التعرف الضوئي على الحروف (OCR)، حيث أن الهدف من الأرشيف هو حفظ المستندات إلكترونيا كما كانت هي بالأصل بأكبر قدر ممكن من الدقة.

الأقسام الفرعية لتنسيق مستندات PDF/A

وأخيرا تجدر الإشارة إلى أنه توجد  3 أقسام للمعايير القياسية الفرعية لتنسيق PDF/A:
– القسم الأول: PDF/A-1
– القسم الثاني: PDF/A-2
– القسم الثالث: PDF/A-3
كما أن PDF/A-1 بدوره ينقسم أيضا إلى:
– PDF/A-1b وهو Basic Compliance.
– PDF/A-1a وهو Full Compliance.
ومن الواضح أن هناك المزيد من القيود عند استخدام PDF/A-1a الملقب بالمعيار الذهبي.
إلا أن المقام لا يتسع لشرح التفاصيل الفنية لهذه الأقسام، ولكن تم الإشارة إليها للفت نظر الباحثين والمهتمين بالأرشفة الإلكترونية.

PDF ISO

مثال على حفظ مستند Word كمستند PDF حسب المعايير القياسية الفرعية PDF/A
مثال على حفظ مستند Word كمستند PDF حسب المعايير القياسية الفرعية PDF/A

الختام

وهكذا استعرضنا معا أهمية حفظ مستندات PDF بمجموعة المعايير القياسية الفرعية (PDF/A) لتخزين الوثائق الإلكترونية حتى المستقبل البعيد.

Advertisements

اترك رد

إملأ الحقول أدناه بالمعلومات المناسبة أو إضغط على إحدى الأيقونات لتسجيل الدخول:

WordPress.com Logo

أنت تعلق بإستخدام حساب WordPress.com. تسجيل خروج   / تغيير )

صورة تويتر

أنت تعلق بإستخدام حساب Twitter. تسجيل خروج   / تغيير )

Facebook photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Facebook. تسجيل خروج   / تغيير )

Google+ photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Google+. تسجيل خروج   / تغيير )

Connecting to %s