Microsoft Word: إنشاء نماذج إدارية بطريقة محترفة


إنشاء نماذج إدارية بطريقة محترفة

  

المقدمة

موضوعنا اليوم يهم الذين يعملون في إدارات الشئون الإدارية أو الإدارات المشابهة في القطاع الحكومي أو في القطاع الخاص، حيث سنكتشف فيه طريقة إنشاء نماذج بواسطة برنامج Microsoft Word 2007 بطريقة محترفة ليقوم بتعبئتها الموظف صاحب العلاقة بدلا من الكتابة بالطريقة التقليدية مما يحول طريقة العمل من الطريقة اليدوية إلى الطريقة الآلية ويوفر الوقت والجهد وأيضا المال من خلال تقليل إستهلاك الورق والأحبار.   

الخطوات كالتالي:   

الخطوة الأولى: إنشاء مستند جديد

نقوم بإنشاء مستند جديد في Microsoft Word 2007 ونصمم النموذج أو الإستمارة بالشكل المطلوب كما في الصورة التالية:   

مستند سنقوم بتحويله لنموذج

 

الخطوة الثانية: الإعداد لإنشاء النماذج

لنتمكن من إنشاء النماذج بطريقة محترفة علينا إظهار علامة تبويب المطور من خلال الخطوات التالية: إقرأ المزيد

الإعلانات

Microsoft Office Word: استبدال النص أثناء الكتابة


المدخل

في مستند Microsoft Office Word اكتب حرف i ثم اضغط فوق مفتاح مسافة، ولاحظ كيف يقوم Microsoft Word بتحويل هذا الحرف تلقائيا إلى الحرف كبير I وهي الطريقة الصحيحة لكتابة ضمير المفرد المتكلم باللغة الإنجليزية.
أمثلة أخرى:

إذا كتبت: abbout تتحول تلقائيا إلى About
acn تتحول تلقائيا إلى can
Boxs تتحول تلقائيا إلى Boxes
dont تتحول تلقائيا إلى don’t
waht تتحول تلقائيا إلى what
والقائمة تطول.

ما الذي يحدث

هذا ما يسمى بخيار استبدال النص أثناء الكتابة، وهي إحدى خيارات التصحيح التلقائي في Microsoft Office Word، حيث يقوم برنامج Word بالتصحيح التلقائي لبعض الكلمات الخاطئة الأكثر شيوعا.

كيف أستفيد أكثر من هذا الموضوع

هنا يكمن جوهر التلميح الذي سأقدمه لكم اليوم، يمكن الاستفادة أكثر من هذا الخيار باضافة المزيد من الكلمات، خاصة للكلمات التي تخطيء عادة في كتابتها، مثال:
وزاره الطاقه لتتحول تلقائيا إلى وزارة الطاقة (بالتاء المربوطة وليست بالهاء)
أو المتحرم إلى المحترم مثلا.
أكثر من هذا، يمكنك أيضا استخدام هذا الخيار ليقوم برنامج Microsoft Office Word بكتابة بعض العبارات الطويلة عنك، مثال:
كلمة “وتفضلوا” تصبح: وتفضلوا بقبول فائق التقدير والاحترام.
أو كلمة “وفقكم” تصبح: وفقكم الله لما فيه خدمة هذا الوطن الغالي، كمثال آخر.

الطريقة

فيما يلي شرح لطريقة إضافة كلمات أو ادخالات جديدة لقائمة “استبدال النص أثناء الكتابة”.

إذا كنت تستخدم Microsoft Office Word 2007:
– انقر فوق زر Microsoft Office‏، ثم انقر فوق خيارات Word‏.
– في مربع الحوار خيارات Word‏، انقر فوق تدقيق، ثم انقر فوق خيارات التصحيح التلقائي.
– في علامة تبويب تصحيح تلقائي، إذهب إلى خيار استبدال النص أثناء الكتابة.
– في المربع استبدال، اكتب الكلمة أو العبارة المطلوب تغييرها تلقائيا.
– في المربع بـ، اكتب الإملاء الصحيح للكلمة.
– أخيرا: انقر فوق إضافة.

كلمة "السلام" بمجرد كتابتها ستتحول إلى العبارة التالية: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.

أما إذا كنت تستخدم Microsoft Office Word 2003:
-*في القائمة أدوات، انقر فوق خيارات التصحيح التلقائي.
– في المربع استبدال، اكتب الكلمة أو العبارة المطلوب تغييرها تلقائيا.
– في المربع بـ، اكتب الإملاء الصحيح للكلمة.
– أخيرا: انقر فوق إضافة.

وهذا كل شيء.