Microsoft Word: إنشاء نماذج إدارية بطريقة محترفة

Kuwait10 تلميحات وحيل،تطبيقات وأدوات،،،

إنشاء نماذج إدارية بطريقة محترفة

  

المقدمة

موضوعنا اليوم يهم الذين يعملون في إدارات الشئون الإدارية أو الإدارات المشابهة في القطاع الحكومي أو في القطاع الخاص، حيث سنكتشف فيه طريقة إنشاء نماذج بواسطة برنامج Microsoft Word 2007 بطريقة محترفة ليقوم بتعبئتها الموظف صاحب العلاقة بدلا من الكتابة بالطريقة التقليدية مما يحول طريقة العمل من الطريقة اليدوية إلى الطريقة الآلية ويوفر الوقت والجهد وأيضا المال من خلال تقليل إستهلاك الورق والأحبار.   

الخطوات كالتالي:   

الخطوة الأولى: إنشاء مستند جديد

نقوم بإنشاء مستند جديد في Microsoft Word 2007 ونصمم النموذج أو الإستمارة بالشكل المطلوب كما في الصورة التالية:   

مستند سنقوم بتحويله لنموذج

 

الخطوة الثانية: الإعداد لإنشاء النماذج

لنتمكن من إنشاء النماذج بطريقة محترفة علينا إظهار علامة تبويب المطور من خلال الخطوات التالية:
أ. النقر فوق زر Microsoft Office، ثم النقر فوق خيارات Word.   

خيارات Word

 

ب. من مربع حوار خيارات Word نقوم بتفعيل خيار “إظهار علامة تبويب المطور في الشريط”.   

    

إظهار علامة تبويب المطور

 

 

 

   

وستظهر علامة التبويب الجديدة في منطقة الشريط.  

علامة تبويب المطور

 

   

 

الخطوة الثالثة: إضافة عناصر التحكم

يقصد بعناصر التحكم الحقول التي سيقوم بتعبئتها المستخدم، والطريقة سهلة! ننقر بالفأرة على المكان الذي نريد أن ندرج فيه عنصر التحكم، ثم نذهب إلى علامة التبويب المطور، وننقر فوق عنصر التحكم “نص”.  

إدراج عنصر تحكم لمحتوى نصي

 

 في حقل نوع الإجازة نستطيع إدراج نوع أخر من عناصر التحكم مثل “مربع تحرير وسرد” (قائمة) نكتب فيها أنواع الإجازات، وفي حقل التاريخ نستطيع أيضا إدراج نوع آخر من عناصر التحكم مثل “منتقي التواريخ” (التقويم)، وهكذا ستصبح عملية إدخال البيانات أسهل بالنسبة إلى المستخدم. 

  

  

مربع تحرير وسرد

 

منتقي التواريخ

 

 ولإضافة عناصر أو قيم  لمربع التحرير والسرد (القائمة) أو لتغيير تنسيق التاريخ نقوم بتحديد عنصر التحكم ثم نذهب إلى علامة التبويب المطور، وننقر فوق “خصائص”.  

إضافة عناصر لمربع سرد وتحرير

 

 هل هذا كل شيء؟ كلا هذا ليس كل شيء.   

الخطوة الرابعة: حماية النموذج

هذه الخطوة هي الخطوة الأخيرة والمهمة! حتى يصبح النموذج الذي قمنا بإنشائه نموذجا حقيقيا، علينا حماية المستند بحيث نمنع المستخدم من إدخال أية تعديلات على المستند وإجباره على تعبئة الحقول فقط، والطريقة كالتالي:
أ.  في علامة التبويب المطور، ننقر فوق حماية المستند، ثم ننقر فوق تقييد التنسيق والتحرير.   

تقييد التنسيق والتحرير

 

ب. في جزء المهام حماية المستند، ضمن “قيود على التحرير”، نحدد خانة الاختيار السماح بهذا النوع من التحرير فقط في المستند، وفي “في قائمة القيود على التحرير”، نحدد تعبئة النماذج.   

قيود على التحرير

 

ج. ضمن بدء الفرض، ننقر فوق نعم  “ابدأ بفرض الحماية”، ثم ندخل كلمة المرور ونعيد إدخال كلمة المرور للتأكيد.   

حماية المستند بإدخال كلمة مرور

 

   

وهذا الشكل النهائي للنموذج:   

الشكل النهائي للنموذج

 

والآن أستطيع أن أقول أن هذا كل شي! ولكن انتظر هناك مفاجأة…   

المفاجأة

تستطيع تنزيل ملف فيه تطبيق كامل لكل ما تعلمناه في هذا الدرس!   

أنقر فوق الصورة لتنزيل الملف

 

نوع الملف: Microsoft Office Word 2007 Document
الحجم: 17.5 KB
كلمة المرور إلغاء حماية المستند: 000   

دمتم بود، وإلى اللقاء.   

18 رأيا حول “Microsoft Word: إنشاء نماذج إدارية بطريقة محترفة”

  8. اشكرك جزيل الشكر والله هذا ماكنت أبحث عنه منذ فترة طويلة الله يعطيك العافية وجزاك الله خير الجزاء

    إعجاب

    رد

    • يمكنك إدراج كائن صورة من مجموعة عناصر التحكم، ولكن لم أتوصل إلى طريقة استخدامه.

      إعجاب

      رد

  13. حلو جدا ..
    لكن لدي استفسار !! الان لدي شعار في رأس الصفحة (كليشن) ولدي كليشن في رأس الخطاب بهذا الشكل :
    مدير ادارة ……
    السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
    ارفق لكم خطاب رقم …. وتاريخ …. المتضمن صورة خطاب مدير ادارة ….. رقم وتاريخ ….. بشأن ……… رقم …… .
    لذا عليكم ………………………………..
    ……………….

    والله واي التوفيق

    مدير قسم …..
    الاستاذ/
    فلان بن فلان

    الان هذه طريقة خطاب على الوورد واريد انشاء نموذج بالاكسس بحيث تكون الصيغة موجودة اساسا وعلي كتابة البيانات مثل الرقم والتاريخ والاسم ويتم طباعتها في نص الخطاب تلقائي .. ايضا اختيار مجلد حفظ الخطاب من نفس نموذج الاكسس

    اتمنى مساعدتي في ذلك لانني بالفعل لم استطع الوصول لهذا المسألة !!
    وشكرا لكم

    إعجاب

    رد

اترك رداً على TaZmaNiA إلغاء الرد